Chứng nhận PEFC: chuỗi hành trình sản phẩm (CoC), quản lý rừng và tư vấn

Chứng nhận PEFC là chứng nhận do các tổ chức chứng nhận được PEFC công nhận cấp, chứng minh gỗ, giấy và các sản phẩm từ rừng đến từ nguồn được quản lý bền vững hoặc được kiểm soát nguồn gốc. PEFC có hai nhóm chứng nhận chính: chuỗi hành trình sản phẩm (CoC) cho doanh nghiệp chế biến, thương mại, và chứng chỉ quản lý rừng cho chủ rừng. Tại Việt Nam, chứng chỉ quản lý rừng được cấp theo hệ thống quốc gia VFCS/PEFC.

Doanh nghiệp cần PEFC thường vì khách hàng yêu cầu nguyên liệu và sản phẩm có tuyên bố PEFC trên hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc nhãn sản phẩm.

TTS Cert tư vấn và đào tạo cho doanh nghiệp chuẩn bị chứng nhận PEFC: đánh giá khoảng cách, đào tạo, xây dựng hệ thống và hồ sơ, đánh giá nội bộ, hỗ trợ trong đợt đánh giá và khắc phục điểm chưa đạt. Đánh giá và cấp chứng nhận do tổ chức chứng nhận được PEFC công nhận thực hiện, không phải TTS Cert.

1. PEFC là gì và gồm những loại chứng nhận nào?

PEFC là hệ thống công nhận lẫn nhau giữa các hệ thống chứng chỉ rừng quốc gia. PEFC không tự cấp chứng chỉ cho doanh nghiệp; chứng nhận do các tổ chức chứng nhận đã được công nhận thực hiện.

Doanh nghiệp cần loại nào? Doanh nghiệp mua gỗ, giấy đã có chứng nhận để chế biến, bán hoặc gắn nhãn cần CoC. Chủ rừng trực tiếp quản lý rừng trồng cần chứng chỉ quản lý rừng. Doanh nghiệp vừa có vùng nguyên liệu vừa chế biến có thể cần cả hai; khi đó cần thiết kế hệ thống để hai phần khớp nhau.

Hệ thống chứng chỉ rừng quốc gia Việt Nam (VFCS) do Văn phòng Chứng chỉ Quản lý rừng bền vững (VFCO) vận hành và được PEFC công nhận từ năm 2020. VFCO cũng quản lý hoạt động chứng nhận VFCS/PEFC và cấp phép sử dụng nhãn VFCS/PEFC tại Việt Nam.

2. Doanh nghiệp nào nên triển khai PEFC?

Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu?

• Khách hàng mới hoặc hiện tại đưa PEFC vào điều kiện mua hàng.

• Doanh nghiệp muốn bán sản phẩm có nhãn PEFC hoặc có tuyên bố PEFC trên chứng từ.

• Nhà cung cấp nguyên liệu của doanh nghiệp đã có chứng nhận PEFC và doanh nghiệp muốn tiếp nhận, chuyển tiếp tuyên bố đó.

• Doanh nghiệp đã có FSC và khách hàng cần thêm PEFC (hoặc ngược lại).

3. Chứng nhận PEFC CoC: những gì tổ chức chứng nhận đánh giá

PEFC CoC đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp: doanh nghiệp nhận diện nguyên liệu đầu vào, kiểm soát nguyên liệu có và không có tuyên bố PEFC, ghi chép số lượng và gắn đúng tuyên bố khi bán hàng. Tiêu chuẩn áp dụng là PEFC ST 2002:2020. Doanh nghiệp muốn dùng logo PEFC còn phải tuân thủ PEFC ST 2001:2020.

Một hệ thống CoC thường gồm: phạm vi và danh mục sản phẩm; nhận diện nhà cung cấp và kiểm tra hiệu lực chứng nhận của họ; kiểm soát nguyên liệu và sản phẩm; ghi chép sản lượng; đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo; xử lý khiếu nại và điểm không phù hợp; đào tạo nhân sự.

4. Yêu cầu chính của PEFC CoC

4.1. Hai phương pháp CoC

Doanh nghiệp chọn phương pháp sau khi đánh giá quy trình sản xuất và yêu cầu khách hàng. Chọn sai phương pháp là nguyên nhân phổ biến khiến hệ thống phải làm lại.

4.2. Ba tuyên bố CoC của PEFC

Theo PEFC, mọi lần bán vật liệu có chứng nhận PEFC phải kèm một tuyên bố CoC. Có ba tuyên bố:

Khi bán hàng giữa các nước khác ngôn ngữ, PEFC yêu cầu dùng tuyên bố tiếng Anh chính thức. Cách ghi tuyên bố trên hóa đơn, phiếu giao hàng thuộc nhóm lỗi hay gặp nhất khi đánh giá.

4.3. Hệ thống thẩm định nguồn gốc (DDS)

Nguyên liệu "controlled sources" phải qua DDS của doanh nghiệp: đánh giá rủi ro theo nguồn, và giảm thiểu rủi ro khi cần. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình, hồ sơ nhà cung cấp và bằng chứng kiểm soát.

Ngữ cảnh EUDR: PEFC đã công bố mô-đun tiêu chuẩn tùy chọn về hệ thống thẩm định theo EUDR (PEFC EUDR DDS). Mô-đun này là tùy chọn của PEFC. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu EUDR riêng với khách hàng và cơ quan có thẩm quyền; TTS Cert không cung cấp dịch vụ tư vấn EUDR.

4.4. Ba hình thức chứng nhận CoC

Chứng nhận theo nhóm cho phép doanh nghiệp nhỏ không phải làm việc trực tiếp với tổ chức chứng nhận mà thông qua đơn vị quản lý nhóm, thường giúp giảm chi phí. Doanh nghiệp nên hỏi đơn vị quản lý nhóm hoặc tổ chức chứng nhận xem tại Việt Nam có nhóm nào đang nhận thành viên mới.

5. Chứng chỉ quản lý rừng VFCS/PEFC cho chủ rừng

Chứng chỉ quản lý rừng cho thấy rừng được quản lý theo tiêu chuẩn quản lý rừng bền vững. Tại Việt Nam áp dụng:

• VFCS/PEFC ST 1003:2019 cho chứng chỉ quản lý rừng đơn lẻ. Tiêu chuẩn gồm 7 nguyên tắc, 34 tiêu chí, 122 chỉ số, bao trùm tuân thủ pháp luật, kinh tế, kỹ thuật, môi trường và xã hội.

• VFCS/PEFC ST 1004:2019 cho chứng chỉ quản lý rừng theo nhóm. Đối tượng là tổ chức nhóm như hội, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên minh hợp tác xã, quản lý nhiều chủ rừng nhỏ; ngoài tiêu chuẩn quản lý rừng, tổ chức nhóm còn phải đáp ứng yêu cầu quản lý nhóm.

Đánh giá chứng chỉ quản lý rừng do tổ chức chứng nhận được công nhận cho phạm vi quản lý rừng bền vững thực hiện; việc công nhận tại Việt Nam do Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA) quản lý. VFCO quản lý hệ thống VFCS/PEFC và cấp phép dùng nhãn VFCS/PEFC.

Doanh nghiệp liên kết hộ trồng rừng thường cần thiết kế mô hình nhóm: ai là đơn vị quản lý nhóm, hồ sơ từng hộ, quy chế thành viên, đánh giá nội bộ hằng năm và xử lý khi có thành viên không đáp ứng. TTS Cert hỗ trợ toàn bộ các bước này: thiết kế mô hình nhóm, xây dựng quy chế và hồ sơ thành viên, đào tạo đơn vị quản lý nhóm và các hộ, đánh giá nội bộ, hỗ trợ trong đợt đánh giá chứng chỉ và khắc phục điểm chưa đạt.

6. Quy trình triển khai PEFC cùng TTS Cert

1. Xác định nhu cầu: loại chứng nhận (CoC, quản lý rừng hoặc cả hai), hình thức (đơn lẻ, nhiều địa điểm, nhóm), sản phẩm và tuyên bố cần dùng.

2. Đánh giá khoảng cách so với PEFC ST 2002:2020 (hoặc VFCS/PEFC ST 1003/1004) và quy trình hiện có.

3. Đào tạo lãnh đạo, mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng và nhân sự phụ trách hệ thống.

4. Xây dựng hệ thống và hồ sơ: sổ tay, quy trình, biểu mẫu nhận diện nguyên liệu, DDS (nếu dùng controlled sources), ghi chép sản lượng, quy trình dùng nhãn.

5. Vận hành thử và đánh giá nội bộ.

6. Nộp đơn với tổ chức chứng nhận được PEFC công nhận và chuẩn bị ký thỏa thuận sử dụng thương hiệu nếu dùng nhãn PEFC.

7. Đánh giá chứng nhận: tổ chức chứng nhận đánh giá hệ thống; điểm không phù hợp phải được khắc phục trong thời hạn quy định trước khi cấp chứng nhận. TTS Cert hỗ trợ doanh nghiệp trong đợt đánh giá và khắc phục điểm chưa đạt.

8. Duy trì: chứng nhận CoC có hiệu lực tối đa 5 năm, với đánh giá giám sát hằng năm; trước khi hết hạn cần đánh giá tái chứng nhận.

Hồ sơ cần chuẩn bị (CoC)

Danh mục cụ thể điều chỉnh theo kết quả đánh giá khoảng cách. Hồ sơ chứng chỉ quản lý rừng (diện tích, quyền sử dụng đất, kế hoạch quản lý rừng, hồ sơ môi trường, lao động và cộng đồng) được liệt kê riêng sau khi xác định phạm vi.

7. Thời gian triển khai

Chứng nhận CoC

Thời gian tối đa khoảng 45 ngày để có chứng nhận:

• khoảng 30 ngày tư vấn và chuẩn bị;

• khoảng 15 ngày từ khi đánh giá đến khi có chứng nhận.

Có thể nhanh hơn tùy mức sẵn sàng của doanh nghiệp. TTS Cert không khóa cứng thời gian: thời gian thực tế còn phụ thuộc lịch của tổ chức chứng nhận, kết quả đánh giá và việc khắc phục điểm không phù hợp.

Chứng chỉ quản lý rừng

Thời gian phụ thuộc diện tích, số chủ rừng hoặc thành viên nhóm và hiện trạng hồ sơ; được xác định sau đánh giá khoảng cách.

8. Các yếu tố ảnh hưởng chi phí

Chi phí gồm ba phần độc lập:

• Phí chứng nhận: do tổ chức chứng nhận báo giá. Theo PEFC, giá do từng tổ chức chứng nhận quy định nên khác nhau theo quốc gia và đơn vị.

• Phí sử dụng thương hiệu/nhãn PEFC (nếu dùng nhãn): theo quy định của tổ chức quản lý thương hiệu.

• Chi phí tư vấn, đào tạo: do TTS Cert báo giá theo nhu cầu.

Các yếu tố làm chi phí thay đổi: hình thức chứng nhận (đơn lẻ, nhiều địa điểm, nhóm); số địa điểm; số lao động; mức độ phức tạp của dòng nguyên liệu và sản phẩm; phương pháp CoC; có dùng nguyên liệu "controlled sources" hay không; số thành viên nhóm; hiện trạng hệ thống và mức độ cần khắc phục.

9. Khó khăn thường gặp

• Không nhận diện được nguyên liệu có và không có tuyên bố PEFC khi nhập kho, đặc biệt khi trộn nhiều nguồn.

• Chọn sai phương pháp CoC so với thực tế sản xuất.

• Ghi sai tuyên bố trên hóa đơn, phiếu giao hàng; thiếu số chứng nhận hoặc ghi sai tuyên bố.

• Cân đối khối lượng không khớp: nhập, xuất, tồn và hệ số quy đổi không giải thích được.

• Không kiểm tra hiệu lực chứng nhận của nhà cung cấp trước khi nhận hàng với tuyên bố PEFC.

• Dùng nhãn khi chưa được duyệt hoặc sai quy tắc nhãn.

• Nhà thầu phụ, gia công ngoài không được đưa vào phạm vi hoặc không kiểm soát.

• Mô hình nhóm hộ: thiếu hồ sơ từng hộ, đánh giá nội bộ không đầy đủ.

10. PEFC và FSC khác nhau thế nào?

Hai hệ thống do hai tổ chức khác nhau vận hành, tuyên bố và nhãn không thay thế nhau. Nên chọn hệ thống nào? Chọn theo yêu cầu của khách hàng và thị trường. Nhiều doanh nghiệp giữ cả hai; khi đó nên thiết kế một hệ thống hồ sơ chung để giảm công sức và có thể đề nghị tổ chức chứng nhận phối hợp các đợt đánh giá (tùy tổ chức chứng nhận).

Xem thêm: chứng nhận FSC CoC.

11. TTS Cert hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

TTS Cert tư vấn và đào tạo cho doanh nghiệp chuẩn bị chứng nhận PEFC:

1. Xác định loại và hình thức chứng nhận phù hợp (CoC, quản lý rừng, đơn lẻ, nhiều địa điểm, nhóm).

2. Đánh giá khoảng cách so với tiêu chuẩn PEFC áp dụng.

3. Đào tạo về PEFC CoC, DDS, tuyên bố và quy tắc dùng nhãn.

4. Xây dựng hệ thống và hồ sơ: quy trình, biểu mẫu, mẫu chứng từ có tuyên bố.

5. Đánh giá nội bộ trước đợt đánh giá chính thức.

6. Hỗ trợ trong đợt đánh giá và khắc phục điểm chưa đạt sau đánh giá.

TTS Cert hợp tác với các tổ chức chứng nhận uy tín trong nước và quốc tế, kết nối doanh nghiệp với dịch vụ đánh giá và chứng nhận chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp:

• Đáp ứng yêu cầu về nguồn gốc gỗ và lâm sản có trách nhiệm của khách hàng và thị trường nhập khẩu.

• Nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh thương hiệu.

• Tiếp cận các thị trường xuất khẩu tiềm năng.

• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng và chuỗi cung ứng toàn cầu.

TTS Cert là đơn vị tư vấn và đào tạo. Việc đánh giá và cấp chứng nhận do tổ chức chứng nhận được PEFC công nhận thực hiện; việc cấp phép dùng nhãn VFCS/PEFC tại Việt Nam do VFCO quản lý.

12. Câu hỏi thường gặp

PEFC có bắt buộc theo luật không? Không. PEFC là hệ thống tự nguyện, nhưng thường là yêu cầu của khách hàng, nhãn hàng hoặc người mua.

Ai cấp chứng nhận PEFC? Tổ chức chứng nhận được PEFC công nhận cấp chứng nhận sau khi đánh giá. PEFC và TTS Cert không trực tiếp cấp chứng nhận cho doanh nghiệp.

PEFC CoC và chứng chỉ rừng VFCS/PEFC khác nhau thế nào? CoC dành cho doanh nghiệp chế biến, thương mại để kiểm soát dòng nguyên liệu và tuyên bố. Chứng chỉ rừng dành cho chủ rừng để chứng minh rừng được quản lý bền vững.

Chứng nhận PEFC CoC có hiệu lực bao lâu? Tối đa 5 năm, với đánh giá giám sát hằng năm.

PEFC controlled sources là gì? Là tuyên bố cho nguyên liệu không có chứng nhận PEFC nhưng đã qua hệ thống thẩm định nguồn gốc để loại trừ nguồn gây tranh cãi.

Doanh nghiệp nhỏ có làm PEFC với chi phí thấp hơn được không? Có thể tham gia chứng nhận nhóm nếu thuộc diện doanh nghiệp nhỏ theo PEFC (tối đa 50 lao động quy đổi và 10 triệu EUR doanh thu) và có nhóm đang nhận thành viên.

Có dùng logo PEFC ngay khi có chứng nhận được không? Không tự động. Doanh nghiệp phải ký thỏa thuận sử dụng thương hiệu và tuân thủ quy tắc nhãn PEFC ST 2001:2020; sản phẩm và cách dùng nhãn thường cần được duyệt.

PEFC có thay được FSC không? Không. Đây là hai hệ thống khác nhau. Doanh nghiệp chọn theo yêu cầu của khách hàng.

TTS Cert có cấp chứng nhận PEFC không? Không. TTS Cert là đơn vị tư vấn và đào tạo, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và đạt chứng nhận.

Bao lâu thì có chứng nhận? Với CoC: tối đa khoảng 45 ngày, gồm khoảng 30 ngày tư vấn và khoảng 15 ngày từ khi đánh giá đến khi có chứng nhận; có thể nhanh hơn tùy mức sẵn sàng của doanh nghiệp. Với chứng chỉ quản lý rừng, thời gian tùy quy mô.

13. Kết luận

PEFC giúp doanh nghiệp gỗ, giấy, bao bì và chủ rừng chứng minh nguồn gốc và cách quản lý nguyên liệu với khách hàng. Phần khó nhất thường không phải đợt đánh giá mà là vận hành hằng ngày: nhận diện nguyên liệu, ghi chép và gắn đúng tuyên bố trên chứng từ. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc xác định loại chứng nhận cần có và đánh giá khoảng cách trước khi nộp đơn cho tổ chức chứng nhận.

Nguồn tham khảo

• PEFC – How to get PEFC chain of custody certified

• PEFC – Certification for small companies

• PEFC – Certification for companies with multiple locations

• PEFC – Chain of custody claims

• PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody (bản đăng trên Preferred by Nature)

• PEFC – PEFC EUDR DDS module

• Báo Nông nghiệp và Môi trường – Hệ thống chứng chỉ rừng quốc gia

• Văn phòng Công nhận Chất lượng (BoA) – phụ lục công nhận VFCS/PEFC